Politique sur la Protection des Renseignements Personnels

Date d’entrée en vigueur : le 25 juillet 2022

Politique sur la Protection des Renseignements Personnels

La présente politique sur la protection des renseignements personnels s’applique à une société de recherche pharmaceutique, un membre d’un groupe de sociétés de recherche pharmaceutiques et le commanditaire de ce programme ou site Web (la « société », le « commanditaire », « elle », « il », « lui ») en ce qui a trait à son traitement des renseignements personnels ou renseignements médicaux personnels (collectivement les « renseignements personnels ») dans le cadre de ses activités au Canada.

La présente politique sur la protection des renseignements personnels vise à informer les fournisseurs de soins de santé, les patients, les participants à des études cliniques, les clients et autres personnes avec lesquelles la société traite (« vous », « votre » ou « vos ») sur la façon dont elle recueille, utilise, divulgue et protège vos renseignements personnels.

Les renseignements personnels sont les renseignements concernant une personne identifiable, selon le sens précisé et délimité par les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. La présente politique sur la protection des renseignements personnels s’applique à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels au Canada. Elle ne s’applique pas aux renseignements personnels concernant les employés de la société ni aux renseignements qui ne sont pas des renseignements personnels.

Collecte des renseignements personnels

Dans le cadre de ses activités, la société recueille divers types de renseignements personnels, y compris des renseignements personnels concernant les fournisseurs de soins de santé (dont les médecins, les pharmaciens et autres travailleurs de la santé), les patients, les participants à des études cliniques et les clients. Les renseignements personnels qu’elle recueille peuvent comprendre ce qui suit :

les noms, titres, adresses, numéros de téléphone, adresses électroniques et autres éléments de coordonnées;
des renseignements que ses représentants commerciaux peuvent recueillir au cours de leurs visites chez des fournisseurs de soins de santé, tels que : les domaines de pratique ou les spécialisations; les qualifications et les titres de compétences professionnelles; les publications; les questions, commentaires ou opinions sur ses produits; et d’autres renseignements pertinents pour l’établissement et le maintien de ses relations avec les fournisseurs de soins de santé;
les noms et les coordonnées des patients qui utilisent les produits de la société et leurs fournisseurs de soins de santé;
les renseignements, y compris les renseignements médicaux personnels et les antécédents médicaux, des patients prenant part aux programmes de soutien aux patients, aux programmes d’aide aux patients ou programmes et services semblables de la société. La société peut administrer et gérer ces programmes directement ou avoir recours à des fournisseurs de services tiers pour administrer ces programmes et services en son nom. Elle peut recevoir des renseignements identifiables, anonymisés ou codés dans le cadre de l’administration ou de la gestion de ces programmes, soit directement ou par l'entremise de ses fournisseurs de services tiers;
les renseignements nécessaires pour présenter des rapports défavorables à Santé Canada, lesquels renseignements sont généralement enregistrés sous les initiales du patient plutôt que sous le nom de ce dernier;
les noms et coordonnées des fournisseurs de soins de santé participant à des essais cliniques et les renseignements se rapportant à leurs qualifications et expérience professionnelles, selon les exigences réglementaires;
les renseignements (notamment les renseignements médicaux et les antécédents médicaux) au sujet des patients participant à des essais cliniques ou autres études;
tout autre renseignement, avec votre consentement ou lorsque cela est permis ou exigé par la loi.

Utilisation des renseignements personnels

En règle générale, la société utilise les renseignements personnels aux fins suivantes :

l’établissement, le maintien et la gestion des relations avec les fournisseurs de soins de santé, les clients et autres personnes avec lesquelles elle traite dans le cadre de ses activités;
l’exécution et l’évaluation d’études cliniques et d’activités connexes de recherche et de développement, et le développement et l’amélioration de ses produits;
la fourniture de conseils, d’aide et de recommandations aux fournisseurs de soins de santé relativement à ses produits afin de répondre à leurs besoins;
la fourniture de trousses d’évaluation clinique aux fournisseurs de soins de santé;
l’établissement et le parrainage de programmes éducatifs et d’autres programmes, ainsi que l’administration de programmes de sensibilisation et de prise en charge concernant l’état de santé ou d’autres programmes semblables;
la réponse à la rétroaction, aux questions, aux commentaires, aux demandes d’information, aux enquêtes, aux plaintes ou aux rapports de manifestations indésirables concernant ses produits ou ses services;
la préparation de rapports de manifestations indésirables ou d’autres rapports requis par les organismes de réglementation;
la notification de personnes en ce qui a trait à des questions liées à des produits, notamment les rappels de produits;
le marketing de ses produits et de ses services;
l’administration de concours, de promotions, d’enquêtes, de jeux-questionnaires ou de sondages;
la tenue de dossiers professionnels pour des périodes raisonnables, ainsi que la gestion et l’administration générale de ses activités, y compris la présentation de défense dans le cadre de poursuites judiciaires et l’introduction d’actions en justice;
le respect d’obligations légales ou réglementaires ou en matière d’assurance, de sécurité ou de traitement des données;
à toute autre fin avec les consentements requis ou lorsque cela est permis ou exigé par la loi.

Divulgation des renseignements personnels

La société divulgue des renseignements personnels dans les cas décrits ci-dessous :

Exigences applicables aux termes de lois et de règlements

aux organismes de réglementation suivant les exigences de la loi ou afin de respecter des exigences réglementaires et nos objectifs d’affaires légitimes;
à toute autre fin avec les consentements requis ou lorsque cela est permis ou exigé par la loi.

Opérations commerciales

Les renseignements personnels peuvent être utilisés par la société et divulgués à des parties dans le cadre d’opérations projetées ou actuelles de financement, de titrisation, d’assurance, de vente, de cession ou concernant toute autre forme d’aliénation totale ou partielle par la société de ses activités ou de ses actifs, aux fins de l’évaluation ou de l’exécution de l’opération projetée. Les cessionnaires ou ayants droit de la société ou de ses activités ou ses actifs peuvent utiliser et divulguer vos renseignements personnels à des fins semblables à celles décrites dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

Fournisseurs de services

La société peut transférer des renseignements personnels à des agents externes ou à des fournisseurs de services (y compris ses sociétés affiliées agissant en cette qualité) pour des motifs comme le traitement de données, le stockage de données, les services administratifs, la mise en œuvre de programmes ou de services et toute autre forme de collecte, d’utilisation, de divulgation, de stockage ou de traitement de renseignements personnels en son nom aux fins décrites dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels. La société a recours à diverses mesures, notamment contractuelles, afin d’obtenir l’engagement de tiers à protéger les renseignements personnels selon un niveau de protection comparable à celui qu’elle offre. Certains de ces fournisseurs de services pourraient être situés à l’extérieur du Canada et vos renseignements personnels pourraient être recueillis, utilisés, divulgués, stockés et traités dans ces autres territoires aux fins décrites dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels. Lorsqu’ils se trouvent à l’extérieur du Canada, vos renseignements personnels seront assujettis aux lois du territoire dans lequel ils sont conservés, y compris les lois qui pourraient exiger la divulgation de renseignements personnels à des organismes gouvernementaux étrangers.

Site(s) Web de la société et Internet

Adresses de protocole Internet et fichiers-journaux de serveurs

La nature de l’Internet est telle que certains renseignements sur les habitudes de navigation d’un utilisateur liés à son adresse de protocole Internet (IP) sont recueillis passivement et automatiquement. Les adresses IP sont des adresses particulières assignées à tous les utilisateurs du Web par leurs fournisseurs d’accès Internet. Ces adresses sont automatiquement enregistrées par les serveurs Web. Bien que les adresses IP n’identifient pas comme telles une personne, il serait possible, avec la collaboration du fournisseur d’accès, de localiser et d’identifier un internaute.

Les serveurs de la société enregistrent automatiquement des renseignements sur les visites sur son ou ses sites Web au cours des opérations normales d’établissement et de maintien des connexions réseau. Les fichiers journaux des serveurs enregistrent des renseignements de nature statistique tels que les adresses IP des visiteurs, le type de système d’exploitation, l’heure et la durée de la visite ainsi que les pages Web demandées, et ils classent les visiteurs selon des critères tels que les noms de domaine et le type de programme de navigation. Ces statistiques sont rapportées à la société sous forme colligée et lui permettent d’améliorer son site Web et d’assurer de fournir une expérience optimale aux visiteurs.

La société ne relie pas les renseignements des fichiers journaux de ses serveurs à aucune autre donnée qui lui permettrait d’identifier les visiteurs. Toutefois, elle pourrait examiner ces fichiers à des fins de sécurité, par exemple, pour déceler des intrusions dans son réseau.

Témoins et autres technologies de localisation

Comme beaucoup d’autres sites Web, le ou les sites de la société utilisent des « témoins » de séance et permanents. Un témoin est un petit fichier texte qui contient un numéro d’identification particulier et qui est automatiquement déposé dans l’ordinateur du visiteur. La société tire parti des renseignements colligés, lesquels ne permettent pas d’identifier des personnes, pour surveiller les habitudes de navigation des utilisateurs liées au site Web et à des pages particulières, ainsi que l’utilisation du site, afin de l’aider à améliorer la conception et la présentation du contenu. De plus, la société utilise d’autres technologies de localisation pour mieux comprendre ses canaux de communication et votre expérience avec la société.

La société peut également recueillir des renseignements sur la façon dont vous utilisez le site Web en se servant de témoins (et d’autres technologies semblables), dans le cadre de l’amélioration du contenu et de la fonctionnalité de ses sites Web. Pour de plus amples renseignements sur l’utilisation des témoins, consultez la page Web « Avis sur les témoins ». La société ne répond pas aux signaux « ne pas suivre ».

La société ne recoupe pas les renseignements recueillis automatiquement par les « témoins » avec d’autres types de renseignements personnels volontairement fournis sur ses sites Web ou par le biais de ceux-ci.

L’utilisation des témoins est courante sur Internet et nombre de programmes de navigation sont initialement configurés pour accepter automatiquement les témoins. Si vous préférez ne pas les accepter, vous pouvez configurer votre navigateur Internet pour qu’il vous avertisse lorsque votre ordinateur reçoit un témoin ou pour les refuser automatiquement. Toutefois, le refus d’accepter les témoins pourrait limiter votre utilisation du ou des sites Web de la société.

Le ou les sites Web de la société contiennent des liens vers d’autres sites Web qui sont régis par des politiques différentes en matière de protection des renseignements personnels. La société n’est pas responsable des pratiques de gestion du contenu ou des renseignements de ces autres sites Web et elle encourage fortement tous les visiteurs à examiner les déclarations et les politiques de confidentialité de tous les sites liés externes.

Votre consentement

Vous pouvez consentir de diverses façons à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels. Votre consentement peut être donné de façon explicite (par exemple, par voie orale ou électronique ou sur un formulaire que vous signez et qui décrit les utilisations et divulgations prévues des renseignements personnels) ou implicite (par exemple, lorsque vous fournissez des renseignements personnels nécessaires à la prestation d’un service que vous avez demandé). Vous pouvez donner votre consentement dans certaines situations où un avis vous a été donné relativement à vos intentions concernant vos renseignements personnels et que vous n’avez pas retiré votre consentement pour une fin déterminée, comme l’utilisation d’une option de retrait, le cas échéant. La forme du consentement, qu’elle soit explicite ou implicite, que la société cherche à obtenir peut varier selon les circonstances et la nature des renseignements personnels. Pour déterminer la forme que prendra le consentement, la société doit tenir compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de la personne touchée. En règle générale, lorsque vous lui fournirez vos renseignements personnels, la société présume que vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ces renseignements personnels aux fins indiquées ou décrites dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels, le cas échéant, ou au moment de la collecte.

En cas d’incapacité d’une personne à consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de ses propres renseignements personnels, le consentement requis doit être obtenu de la personne qui est habilitée en vertu de la loi à y consentir au nom de la personne en question.

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions contractuelles et légales applicables et de la remise d’un avis raisonnable. Veuillez noter que si vous retirez votre consentement à certaines utilisations de vos renseignements personnels, il est possible que la société ne soit plus en mesure de vous fournir certains produits ou services. La société vous informera, le cas échéant, des incidences du retrait d’un consentement. Dans certaines situations, il pourrait vous être interdit de retirer votre consentement à certaines utilisations et divulgations nécessaires de renseignements personnels pour lesquelles votre consentement a été initialement donné.

La société recueille, utilise et divulgue vos renseignements personnels avec votre consentement, sauf lorsque cela est autorisé ou exigé par la loi. Elle pourrait avoir l’obligation ou l’autorisation, en vertu d’une loi ou d’un règlement, de recueillir, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple pour se conformer à une ordonnance judiciaire, à un règlement local ou fédéral, pour les besoins d’une enquête d’un organisme gouvernemental autorisée par la loi, ou afin de percevoir une créance qui lui est due.

Sécurité

La société met en place des mesures de sécurité raisonnables visant à protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

Ces méthodes de protection comprennent les suivantes :

des moyens matériels (par exemple, le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux);
des mesures administratives (par exemple, des autorisations sécuritaires et un accès sélectif fondé sur le « besoin de savoir »);
des mesures technologiques (par exemple, le recours à des mots de passe, au repérage de la trace et au cryptage des données).

Les employés, agents et mandataires autorisés de la société pourront, le cas échéant, avoir accès à vos renseignements personnels afin d’exécuter leurs responsabilités envers la société.

Accès et correction

La société tient, à l’intention de chaque personne et aux fins décrites dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels, un dossier de renseignements personnels qui sera accessible à l’adresse fournie dans la section Coordonnées ci-dessous. Si vous souhaitez demander d’avoir accès ou d’apporter des corrections à vos renseignements personnels dont la société a la garde ou le contrôle, vous pouvez transmettre votre demande par écrit à l’adresse électronique ci-dessous, à l’attention du chef de la protection des renseignements personnels. Votre droit d’accéder ou d’apporter des corrections à vos renseignements personnels est assujetti aux restrictions légales applicables. La société peut prendre des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous permettre d’accéder à vos renseignements personnels ou d’y apporter des corrections. Pour obtenir de plus amples renseignements concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels, y compris la collecte, l’utilisation, la divulgation, le stockage ou le traitement à l’extérieur du Canada, vous pouvez communiquer avec la société au moyen des coordonnées indiquées ci-dessous.

Modification de la politique sur la protection des renseignements personnels

La présente politique sur la protection des renseignements personnels entre en vigueur à la date indiquée ci-dessous et peut être modifiée à l’occasion. Veuillez consulter la plus récente version de la politique de protection des renseignements personnels de la société ici. Veuillez examiner fréquemment cette politique afin de prendre connaissance de la version en vigueur. Le fait que vous continuiez à fournir vos renseignements personnels ou à utiliser les services de la société constituera de votre part une acceptation de ces modifications.

Coordonnées

Il incombe au chef de la protection des renseignements personnels de s’assurer que la société respecte les principes et procédures en matière de protection des renseignements personnels, même si d’autres employés de la société peuvent être responsables de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels. De plus, le chef de la protection des renseignements personnels pourra, à l’occasion, déléguer un ou plusieurs employés de la société pour agir en son nom, notamment des représentants de tous les secteurs de l’entreprise.

Vous trouverez ici les coordonnées du Chef de la protection des renseignements personnels de la compagnie.